Une meilleure productivité #6 : Le client mail

Le client de messagerie n’est pas à négliger lorsque l’on cherche à gagner un peu de temps durant sa journée sur le web. Non seulement c’est encore l’un des outils dont nous nous servons le plus régulièrement mais il s’adresse aussi à l’utilisateur lambda. Tout le monde n’a pas l’utilité d’un agrégateur ou de flux RSS mais le bon vieux mail est ancré dans les habitudes, même votre grand-mère sait s’en servir ;)

Sauf qu’ici tous les services ne sont pas égaux entre eux et que les options proposées peuvent être très diverses. Les 3 clients les plus connus sont surement Hotmail, Yahoo et Gmail. Je ne prendrai pas en compte ceux proposés par les fournisseurs ( free, …), ni les hébergeurs qui vous proposent d’avoir vos adresses en @nom_de_domaine … car chaque boite mail est spécifique à son fournisseur, restons simple avec ce que les gens utilisent en général ;)

Soyons clair, si vous recevez 10 ou 20 mails par jour, n’importe quelle solution du marché fera l’affaire. Il y a encore quelque temps, la taille disponible pour votre boite aurait pu entrer en ligne de compte mais maintenant toutes proposent des capacités suffisante pour la grande majorité (plusieurs centaines de mega, voir plusieurs giga).

Mais recevoir quelques mails par jour est vite loin derrière si vous faites du web votre terrain de jeu, cela pourra très vite monter à 50, 80, 100 mails quotidiennement, si pas plus. Et là une boite « classique » comme Hotmail ou Yahoo arrive ( selon moi ) assez vite à ses limites, alors que Gmail prend toute sa puissance.

Bien qu’Hotmail se soit amélioré depuis quelques mois, l’interface est lente et reste laborieuse à prendre en main lorsque l’on veux aller plus loin que la gestion de base, la gestion des contacts est mauvaise, … alors que la dernière version de Yahoo est plutôt intéressante mais est trop « bruyante » ( flux RSS dispo en colonne latérale, les news en page d’accueil, …

L’intérêt de Gmail est de pouvoir vraiment être utilisé selon la méthode GTD qui est tout de même une bien belle chose lorsque l’on parle de productivité. Je ne ferai pas le détail de ce que propose Gmail mais sa gestion fine des réceptions est vraiment optimale pour gagner du temps. Non seulement vous n’êtes pas obligé de tout recevoir sur votre dossier principal ( vous pouvez diriger directement un mail dans un sous-dossier suivant différents critères ) mais en plus vous pouvez donner un rang d’importance différent suivant l’expéditeur. Vous allégez donc l’ensemble, chaque mail est à sa place et vous le gérer lorsque vous choisissez le dossier en rapport, mais vous mettez en avant ce qui est plus urgent que le reste.

L’autre point très utile à mes yeux est la discussion « type forum » lorsque vous échangez plusieurs envois/réponses avec quelqu’un. Tout simplement un régal lorsque vous devez retrouver une information précise présente dans la discussion et avoir un suivi même si la réponse arrive plusieurs jours ou semaines après ( très bien pour se remémorer les choses)

Gmail dispose également de nombreux outils d’intégration dans votre navigateur (extensions Firefox comme Better Gmail, …) ou sur vos pages personnalisables ( module Netvibes, … ), d’un filtre anti-spam plutôt très efficace, un moteur de recherche complet et puissant, etc … ce qui le rend plutôt flexible et utilisable selon vos envies.

Parlons aussi des récentes fonctionnalités « labs » comme le « Email addict » qui vous permet d’interdire l’accès à votre boite pendant un certain temps ( si vous avez l’habitude de vérifier toutes les 10 minutes c’est une option puissante pour vous forcer à n’y revenir qu’1 ou 2 heures plus tard ), le « Hide unread count » qui retire le nombre de mails non lu ou encore les « Quick Links » qui vous donnent l’occasion d’accéder en 1 clic à une recherche spécifique ou à 1 mail en particulier.

Il est même possible de récupérer sous forme de graphes toute une série de statistiques d’utilisation ( nombre de messages reçus en fonction des mois, du jour de la semaine, de l’heure de la journée, à qui vous envoyez le plus de mails, qui vous contacte le plus, … ) et de suivre l’activité via flux RSS. Cela grâce à Google mail-trends.

Il s’agit vraiment d’un service dont j’aurai du mal à me séparer tant j’ai le sentiment qu’une fois bien configuré c’est un gain de temps et de gestion énorme. Pour tout dire je le considérais comme indéboulonnable jusqu’à ce que j’entende parler de Zenbe.

Ce dernier est un Gmail-like ( il se rapproche beaucoup plus de la mentalité gmail que des autres ) mais pousse encore plus loin au niveau de la productivité et le tout au sein d’une interface que je trouve carrément superbe et pratique.

Zenbe intègre par exemple une gestion complète de todo-list, permet d’utiliser son Facebook, son Gtalk ou son Twitter directement au sein de l’outil, de créer des calendriers et les partager facilement, de gérer des projets collaboratifs, accepte le multi-comptes (Yahoo, Gmail, AOL, hotmail, …), etc

La gestion fine prend encore plus d’ampleur que sur Gmail car vous pourrez tout tagguer selon vos souhaits, ce qui vous donnera alors 3 niveaux de classification : par personne, par dossier et par tag. La gestion des pièces jointes est également innovante, vous disposerez tout simplement d’un onglet « Files » dans lequel tous vos fichiers joints seront présentés sous forme de miniatures ( très pratique pour survoler rapidement vos fichiers à la recherche d’une image par exemple )

Les Zenpages sont très intéressantes puisque vous allez pouvoir non seulement y partager vos calendriers ou vos tâches avec vos amis, mais aussi des fichiers quelconques voire même des emails. Ces pages sont customisables à souhait, elles acceptent par exemple des slideshows, des ressources RSS, des google maps, des vidéos, … et un flux RSS pour chaque page est disponible, ainsi même si vous n’êtes pas créateur d’une zenpage mais simple participant, vous pouvez recevoir en temps réel les mises à jour.

J’attends vraiment beaucoup de ce service dans les mois à venir ( ils sont toujours en phase de beta ) car il me semble vraiment aller encore un cran plus loin que Gmail que je considère comme le meilleur du marché actuellement.

Conclusion :

Comme je le disais plus haut tout le monde reçoit son lot de mails. La question à se poser est de savoir à partir de quel nombre il est plus facile de passer à une gestion fractionnée que de tout recevoir en bloc. Et s’il faut fractionner, à partir de quand il faut donner certaines priorités au sein d’un même dossier.

En ce qui me concerne j’ai commencé à utiliser les filtres Gmail vers les 30-40 mails quotidiens et je ne vais voir certains dossiers qu’une fois par jour ou tous les 2 jours ( c’est le cas des newsletters de blogs que je reçois ). J’ai commencé à prioriser à l’intérieur de certains dossiers lorsque ceux-ci ont commencés à recevoir une vingtaine de mails par jour ( c’est le cas de H.S.I entre les mails de contact, les propositions de partenariats, les invitations aux beta-test, les demandes de renseignements, … ).

Recevoir 50 mails sur la journée et les lire 1 à 1 chacun son tour pourra se faire partout, l’intérêt d’utiliser la gestion fine est d’aller moins souvent sur chaque sujet différent mais de se focaliser sur celui dans lequel on se trouve afin de ne plus penser qu’à cela et mettre le reste de côté. C’est peut-être ce qui est le plus difficile d’ailleurs car lorsque vous ouvrez votre messagerie c’est assez tentant que de vouloir tout lire pour ramener chaque fois le compteur des mails en attente à 0 ;)

Image [Flickr]

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