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Reprendre sa boite Gmail en main

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Comme promit lors de mon billet sur la reprise en main de mon agrégateur de flux (qui a encore maigrit un peu depuis puisque je suis à 477 flux ce soir) voici un autre service que beaucoup utilisent au quotidien, le client mail, en ne se rendant pas toujours compte du temps consommé par cette activité qui parait n’en prendre que très peu.

Comme beaucoup de blogueurs qui ont testés ou sont en train de tester des services web, ont une activité sur les réseaux sociaux, échangent avec des confrères, reçoivent des invitations, etc.. etc… il est arrivé une période ou je devais recevoir pas loin des 150 à 200 mails au quotidien. Juste une folie quand on y pense et dernièrement j’ai vu passer plusieurs fois cette remarque de « trop plein » de mails sur Twitter. Lorsque vous lisez que quelqu’un vient de prendre X heures pour diminuer sa pile de messages en retard de X00 unités c’est qu’il y a un soucis et que cela va trop loin par rapport au temps dont la personne dispose. Et je parle en connaissance de cause évidement puisque lors de mon déménagement en France, et après 5 semaines à attendre une connexion web, je me suis retrouvé avec Gmail blindé de plusieurs milliers d’e-mails à traiter (3500 environs si mes souvenirs sont bons).

Reprendre sa boite Gmail en main

Sans aller jusqu’à cette extrême, traiter même quelques dizaines de mails au quotidien fait que forcément il y a du bruit et de l’inutile dans ce que vous réceptionnez mais également que vous n’accordez peut-être pas toute l’attention nécessaire à certains d’entre-eux qui le méritent. Par le passé il m’arrivait souvent d’arriver en bout de semaine avec des dizaines de sujets non traités que je passais 1h ou 2 le week-end a expédier (ou qui restaient stockés durant des semaines/mois en attente d’une action de ma part).

Aujourd’hui je termine chaque vendredi soir avec une messagerie affichant fièrement 0 mails … et je peux vous dire que c’est chaque fois une petite victoire qui rend l’esprit un peu plus clair. Rien de mystérieux là-dedans, juste un peu de bons sens que je n’étais pas capable d’appliquer par le passé soit parce que je m’y prenais mal, soit parce que je ne me rendais pas compte que toute cette information traînant sur mon compte mail me « stressait » (bon c’est un grand mot je ne me faisais pas un ulcère non plus mais on a toujours une petite pensée « tient faut encore que je réponde à bidule ou que j’envoie ce fichier à machin« )

1er raisonnement

Reprendre sa boite Gmail en mainLorsque je me suis décidé je suis partit du principe que le plus intelligent serait de diminuer l’arrivée des nouveaux mails avant même de commencer à traiter ceux qui étaient déjà là, histoire de ne pas en virer 200 sur le temps que 200 autres arrivaient. Mais je ne voulais pas non plus risquer de supprimer des choses potentiellement intéressantes juste parce que je voulais tout remettre à 0 sur le moment.

J’ai donc démarré le travail en me désabonnant des newsletters que je recevais pour des services que je n’utilisais plus au quotidien. Cette étape m’a permit de supprimer quelques dizaines de services assez vite mais le processus continue encore même après plusieurs mois. En effet certains services ou outils n’envoient un mail qu’une ou 2 fois par année, on a vite fait de les oublier et ce n’est qu’au mail suivant qu’on s’en souvient et que l’on peut se désabonner. Au total je pense que j’ai de cette manière du me désabonner de près de 100 newsletters (essayez et vous verrez qu’il y en a bien plus que vous ne le pensez). Si vous ne savez pas trop si le service est important ou pas, supprimez-le. Au pire s’il compte vraiment vous pourrez vous y réabonner par la suite.

2è étape

Supprimer toutes les notifications des réseaux sur lesquels vous êtes. Finit les notifications Facebook pour n’importe quoi, terminé les mails Twitter annonçant qu’untel ou un tel vous suit ou vous quitte (au final on s’en fout ça ne le fera pas revenir et au pire ça vous fera un petit choc émotionnel si quelqu’un que vous appréciez se barre), bye bye les mentions que vous venez de gagner une nouvel abonné sur Friendfeed, etc… bref vous avez comprit : que dalle provenant de ces services qui prennent déjà un certain temps en eux-mêmes.

3è étape

Ensuite je me suis posé la question de voir s’il n’était pas possible de déplacer l’information ailleurs, que ce soit en remplaçant les mails reçus par un abonnement RSS ou un suivit sur Twitter. Encore quelques petits mails épargnés dans le futur ;)

Évitez au maximum de contacter vous-mêmes des gens, de partager des liens, de prendre des nouvelles, … au moins le temps de régler les choses. Moins vous allez interagir, moins vous aurez de réponses (forcément) et votre but c’est vraiment de faire entrer le moins possible de nouveaux messages.

Reprendre sa boite Gmail en main

Il y a aussi le cas des « vilains », les listes de mails ne possédant pas de liens de désabonnement ou les abonnements que vous n’avez jamais prit. Dans les 2 cas j’ai opté pour tout balancer en spam pour ne plus jamais les voir.

4è étape

Le rangement. Gmail offre la possibilité d’appliquer des labels en fonction par exemple de l’expéditeur et cela s’avère terriblement pratique. Je me suis ainsi créé une quinzaine de dossiers dans lesquels allaient se placer directement (sans apparaître dans l’inbox) les mails en rapport. Très pratique pour éviter à nouveau de se sentir écrasé par les arrivées dans sa boite, une fois l’inbox épurée vous pouvez alors passer sur chaque dossier un à un.

Et c’est là que le challenge commence vraiment même s’il suffit alors d’appliquer un principe similaire à la méthode GTD de base : tout ce qui se traite ou se lit en 2-3 minutes est à faire de suite et le reste à remettre par la suite. En agissant ainsi vous aller diminuer plus rapidement tout le retard ce qui vous encouragera pour la suite. Il vous suffit d’arriver à gérer le nouveau flux entrant, rien de plus. Ce sera la marque que vous ne prenez plus de retard. Pour ceux toujours présents en stock et encore à traiter il faudra un petit peu de temps une fois ou l’autre pour les régler mais l’important c’est que plus rien ne vienne s’ajouter.

Astuces

Je sais qu’une chose qui m’a bien aidée aussi c’est de passer moins souvent sur ma messagerie. Cela pourra paraître bizarre à certains (passer moins souvent pour régler plus vite son soucis de mails) mais c’est le cas. Plus souvent vous vérifiez et plus vous allez être tenté de répondre à certains mails, qui génèreront aussi de nouvelles réponses, etc…

Comme moi vous aimez peut-être voir le moins de choses possible à l’écran, avoir le moins d’informations visuelle à gérer pour l’oeil. Si c’est le cas il existe une extension Firefox assez sympathique (comme Google Reader Plus dont je vous ai parlé sous Chrome), il s’agit de Minimalist Gmail qui fonctionne sous Firefox. Ces 2 captures avant/après montrent assez bien l’apport de cette extension :

Reprendre sa boite Gmail en mainReprendre sa boite Gmail en main

Cette extension vous permet de supprimer tous les modules inutiles comme le tchat, la zone invitation, le footer, … (bref comme Better Gmail 2, d’ailleurs les 2 sont assez complémentaires) mais offre en plus l’occasion de supprimer toute la barre des boutons en bas de la pile de mail, de retirer la barre des outils Google en haut, retirer les fines lignes entre chaque mail et tout un tas de petites autres choses. Couplé à Better Gmail qui offre la possibilité de retirer le nombre de mails non lu, de cacher les dossiers sans nouvelles réception, … c’est assez efficace pour dépolluer votre vision.

Du coup maintenant j’essaye de ne plus passer que 2 fois par jour sur ma boite, de ne répondre que lorsque c’est nécessaire et de ne plus m’abonner à quoi que ce soit avant de savoir si cela en vaut vraiment la peine. Et je n’ai plus aucun mal à arriver en fin de semaine avec un boite vide ce qui fait mon petit bonheur du vendredi soir et me permet de gagner un peu de temps le week-end pour d’autres choses :)

15 Commentaires

  1. Samuel Michelot  le  26 janvier 2010, 13:52 Répondre

    Oui, je suis totalement d’accord avec toi. Tout ces flux d’info qui arrivent en permanence encombre l’esprit inutilement.
    J’ai aussi fait comme toi pour les mails, j’essaye de les lire ‘uniquement » 3 fois par jour, j’ai une adresse importante, que je donne uniquement à des « humains », et une autre qui est un peu poubelle, avec tout de même plein de filtres gmail pour trier tout ca automatiquement.

  2. Miss Chocolat  le  27 janvier 2010, 9:05 Répondre

    Dis donc, c’est presque une leçon de vie que tu donnes là ;-) A part le « Évitez au maximum de contacter vous-mêmes des gens » qui me semble un peu sévère, je trouve toutes tes astuces excellentes. Merci pour le 4e que je ne connaissais pas…. Je vais essayer de trouver comment ça fonctionne… Bonne journée!

  3. Miss Chocolat  le  27 janvier 2010, 9:06 Répondre

    J’oubliais…J’espère que tes lecteurs ne supprimeront pas la newsletter HSI ;-)

  4. Christophe  le  27 janvier 2010, 21:45 Répondre

    @Samuel >> Oui l’information arrive de trop de côté différents pour être reçue correctement, on en vient à lire des choses très intéressantes en diagonale parce qu’on sait que derrière il y a encore des dizaines de choses à survoler :)

    @Miss Chocolat >> Comme dit dans l’article le non contact vers les autres c’est surtout le temps d’arriver à reprendre la main sur sa boite mail, je dirai que ça doit pas durer plus de 2 semaines. je pense que même les gens ‘proches’ sur le web peuvent attendre ce moment là (les vrais proches eux tu les a au téléphone ou tous les jours si besoin est). Après oui t’a le droit de parler avec des gens quand même, mais seulement après ;)

  5. Peperuka  le  28 janvier 2010, 11:30 Répondre

    Etonnant que tu ne parles pas des filtres !! Moi, comme Samuel, j’ai plusieurs adresses dont une adresse privée et puis je filtre beaucoup, pour les balancer directement dans des classeurs/tags.

    bon, je t’écris un email de suite :)

  6. Christophe  le  28 janvier 2010, 13:31 Répondre

    @Peperuka >> si si j’en parle ;) Juste au début de l’étape 4. J’ai juste pas précisé que j’envoyais les mails dans les bons labels en fonction du filtre ;)

  7. Thomas  le  7 février 2010, 11:52 Répondre

    GMail peut devenir très puissant et gérable, si on le maitrise et qu’on utilise les extensions qui vont avec, quand on reçoit des centaines de mails quotidiens.

  8. Thomas  le  7 février 2010, 11:54 Répondre

    (arf on peut pas éditer le dernier commentaire)
    Même moi, qui en reçoit entre 5 et 10 par jour de tous sites, je n’ai quasiment aucun mail qui reste à l’arrivée sans libellé attribué par un filtre :) !

  9. Christophe  le  7 février 2010, 16:24 Répondre

    Thomas >> En effet, au départ j’ai eu tendance à me dire qu’étant donné qu’il y avait 7Giga d’espace j’avais tout autant de tout stocker en cas ou. Mais si ça aide effectivement à garder les mails, ça pousse aussi à garder tout l’inutile et au final se retrouver submergé :) Mais maintenant j’aime mes week-end avec une boite vide ;)

  10. Eric Reboisson  le  12 février 2010, 21:47 Répondre

    Existe t’il un « minimalist gmail » pour Chrome ? 

  11. Christophe  le  13 février 2010, 10:54 Répondre

    Après recherche j’ai trouvé ceci : https://chrome.google.com/extensions/detail/mmodjhfncikfpnjloflhnhifnfnjgihk

    Par contre n’utilisant pas vraiment chrome je ne sais pas si c’est exactement pareil (mais ça à l’air)

  12. Eric Reboisson  le  14 février 2010, 22:13 Répondre

    merci, je vais voir ce que donne cette extension

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