Se réorganiser efficacement (1)

Cet article est scindé en 2 parties (la suite demain) car il s’est vite avéré qu’il était bien plus long que ce à quoi je m’attendais. Ce premier billet fera office de légère présentation et parlera des outils choisit, la seconde du passage à l’action et des choses à retenir.

Je vous en parlait il y a quelques temps, j’ai décidé de m’organiser différemment afin d’être le plus efficace possible. En effet, j’ai pas mal de projets en cours et ce blog me prend un peu plus de temps que ce que j’avais prévu (en fait beaucoup plus ^^). Je pourrai bien entendu limiter mes occupations mais je préfère essayer d’améliorer ma façon de travailler, tout du moins dans un premier temps.

A mon sens c’est en étant à la base « overbooké » qu’on se rend mieux compte si une méthode marche bien ou pas, quand vous avez un horaire normal il est plus difficile de voir les effets de manière concrète. C’est en tous cas mon avis, et le fait d’être surchargé de boulot dernièrement était une bonne excuse pour mettre en oeuvre cette réattribution d’activités.

Ce qui m’est tout de suite venu à l’esprit c’est la fameuse méthode GTD de David Allen. Non seulement parce que plusieurs amis l’ont utilisée avec succès mais également parce que je l’avais moi-même mise en place il y a quelques temps. Mais à l’époque j’étais resté trop figé sur l’exemple donné par le concepteur, exemple qui ne correspondait pas vraiment à mon mode de vie et de travail. Ici, je suis donc partit d’une base GTD que j’ai adaptée à mon cas personnel.

Le grand interêt de la GTD est de toujours vous garder attentif aux priorités et de toujours passer à l’action le plus souvent possible. Niveau hiérarchisation je ne crois pas qu’il existe mieux. Combien de fois n’avons nous pas soufflés devant la somme de travail à abattre pour finalement tourner en rond, accomplir des tâches secondaires, etc… afin de remettre à plus tard les gros travaux ? Gros travaux, actions fastidieuses,… qu’il faut de toutes façons faire un moment ou un autre et qui seront bâclées par manque de temps.

Avec la GTD toute cette énergie perdue disparait. Bien sûr il faut faire quelques efforts au début, surtout pour perdre ses vieilles habitudes d’ailleurs Voici donc comment j’ai procédé mais je tiens à préciser qu’il ne s’agit que de mon cas personnel, chacun doit avoir un peu sa démarche propre.

- Bien choisir ses outils de travail :

C’est pour moi le plus crucial et ce qui a fait que la première fois je n’ai pas accroché à la GTD. Il y a vraiment une réflexion à avoir là-dessus.

Lors de mon premier essai j’utilisais des post-it de couleur pour visualiser mes priorités (rouge = urgent, orange = dans la semaine, jaune = dans le mois, vert = quand j’ai le temps). Visuellement très sympa mais il y a des inconvénients. Ce n’est pas réellement mobile (essayer de vous trimballer avec vos post-it en poche pour voir ^^), les post-it se décolle à force d’écrire/barrer dessus, ils occupent une certaine place et vous consommez beaucoup de papier.

Cette fois-ci plus question de faire la même erreur, j’ai donc opté pour un mix petit cahier-agenda PC. Au départ je ne voulais pas trop utiliser un logiciel informatique, ne serait-ce que pour me dire « je sors tout mon planning hors de l’ordinateur ». Mais j’ai bien du me rendre compte que la première chose que je faisais le matin était d’allumer le PC (je fais ma veille en déjeunant, comme d’autres lisent leur journal quotidien).

Second point : si je dois aller cliquer sur un programme ou activer quoi que ce soit => je ne le fais pas (soit j’oublie, soit je lance mon navigateur web avant et je n’y pense pas). Il fallait donc que cet agenda PC s’ouvre de lui-même dés l’allumage de l’ordinateur et que je l’aie de suite sous les yeux. De plus (oui je suis pénible ^^) je n’avais pas envie de me retrouver avec un bloc textuel rébarbatif à lire, je voulais quelque chose d’un petit peu graphique, et le tout sans devoir entrer de mot de passe ou autre information quelconque.

J’ai donc choisit Mozilla Sunbird dont j’ai collé le raccroucis dans mon dossier « Démarrage » et le tour était joué, à chaque lancement de l’ordinateur mon agenda s’ouvre de suite, ce qui me permet donc de visualiser chaque jour l’ensemble de ma semaine.

Sunbird est très flexible et visuel. Vous pouvez visualiser vos occupations au jour le jour, semaine par semaine, mois par mois, etc… vous pouvez aussi créer des tâches répétitives (ce qui évite de créer une même occupations plusieurs fois), choisir des catégories (sport, amis,…) et leur accoler un code couleur afin d’avoir une bonne visibilité, lier des urls, décrire un petit peu plus en détail l’action à accomplir, … Vous pouvez également créer des agendas partagés avec d’autres utilisateurs et une foule d’autres choses. Il est donc très complet et respecte bien les habitudes que j’ai avec mon Firefox.

Ca c’est pour l’agenda global. Reste à gérer les choses de moindre importance, ne demandant pas plus de quelques minutes (ce serait une perte de temps d’ajouter un évènement pour chacune d’elles). C’est là qu’apparait alors le petit carnet. Il me suffit d’y noter rapidement les petites choses à faire. Je réserve alors une tranche hebdomadaire d’une ou 2 heures dans Sunbird avec la mention « Basse priorité » durant laquelle j’accomplirai le maximum de ce que j’ai noté dans mon carnet.

Autre cas de figure : je dois me déplacer. Si c’est le cas, et que vous n’avez pas de pc portable comme moi, vous savez qu’il n’est pas toujours pratique de travailler sans son environnement habituel. Pas de soucis, vous avez avec vous votre carnet et vous pouvez accomplir les tâches de moindre importance sur n’importe quel ordinateur ou PDA de passage. Vous récupèrerez ainsi votre tranche horaire « Basse priorité » puisque vous aurez effectué ces petites actions plutôt que de rester à rien faire sans votre PC habituel ou à perdre du temps en essayant d’assimiler tant bien que mal un autre ordinateur.

Reste à faire des choix en fonction de vos facilités. PDA, classeurs, fardes, cahiers, outils en ligne, etc… ce ne sont pas les possibilités qui manquent. J’ai retiré fardes et classeurs par manque de place sur mon bureau et le PDA parce que je n’en possède pas et l’achat uniquement pour gérer mon agenda ne me semble pas intéressant (mais un jour peut-être…).

Voilà donc qui termine ce premier billet sur la question, la suite demain matin

Tags GTD,   organisation,   sunbird Partager