Se réorganiser efficacement (2)

Suite et fin du billet d’hier.

- Passer à l’action :

Une fois en possession des outils nécessaire, encore faut-il se lancer et le faire du mieux possible ;)

Un point qui est peu souvent mentionné c’est que pour gagner du temps et travailler plus efficacement il faut être prêt à en perdre (du temps) et à ne pas progresser pendant quelques jours. Et bien oui on ne se réorganise pas efficacement et complètement en 10 minutes, ça se saurait ! (ou alors c’est que vous n’étiez pas si mal organisé que cela avant)

J’ai d’abord faire une pile avec tout ce qui est à traiter (et je peux vous assurer que la pile peux parfois être effrayante ^^). Ensuite il faut analyser chaque chose, 1 à 1, et décider si cela fait partie des priorités à avoir ou pas. Avec Sunbird devant moi, j’ai vite vu mes tranches horaires se remplir au fur et à mesure mais je me suis aussi rendu compte que les actions de moindre importance étaient les plus nombreuses. Résultat : 2 semaines remplie d’actions « Haute-Moyenne priorité » et 3 pages de mon carnet « Basse priorité » complète.
Au départ ça fait un peu peur, mais psychologiquement on a franchit un premier pas, celui de se dire « voilà tout est là, il n’y a plus rien qui traine« . L’air de rien passer d’une pile papier de 50 cm de haut à 3 pages carnet et 2 pages html ça vous semble bien moins complexe à gérer et le travail à accomplir semble moins insurmontable :p Surtout que les 3 pages carnet ne sont pas à considérer comme importantes.

Au départ ça a été un peu difficile. Non seulement il faut prendre l’habitude de la méthode et de se tenir à son agenda mais en plus il faut aussi apprendre à gérer les nouvelles arrivées de travail avec un horaire déjà plein pour les 2 semaines suivantes. Cela dit rien ne vous force à remplir vos premières journées comme je l’ai fais, vous pouvez bien sûr rattrapper le retard sur une plus longue période en n’accordant qu’un demi-horaire aux actions en retard par exemple. Personnellement j’ai voulu en finir très vite, ce qui m’a permit de visualiser l’efficacité de cette méthode. Bein oui, jetez un oeil à votre pile de 50 cm et dites-vous « voilà la somme de travail que j’ai abattue en 15 jours« . Ca fait chaud au coeur surtout sachant qu’à l’avenir vous n’entasserez plus des mois de retard comme ça avait été mon cas.

Lorsque cette période de transition est terminée commence vraiment l’application journalière des tris et actions. Là se trouve une nouvelle satisfaction : gérer son travail en ne prenant jamais de retard. Finit les papiers qui s’entassent, finit les rappels à l’ordre, finit le sentiment d’être dépassé par les évènements : bienvenue dans le monde ou vous êtes seul gestionnaire de votre temps (je vend bien le produit là? :p)

- A retenir :

Il n’y a pas grand chose en fait.

1- Ses outils : bien choisir en fonction de son mode de vie et de ses facilités.

2- Trier automatiquement : dés qu’une occupation arrive, qu’une action de votre part est demandée => trier. Choisissez si elle doit être faite tout de suite (si ça ne demande que quelques secondes/minutes), si elle doit se réaliser sous peu ou si elle est assez longue pour demander de garder un temps => agenda, si elle n’est pas urgente et qu’elle ne demande pas trop de temps => petit carnet. Si elle peut ou doit être déléguée => déléguez. Le tri doit être bien fait afin de vous libérez l’esprit et rester concentré sur votre agenda.

Au final vous vous rendrez compte qu’il est tout à fait possible d’accomplir une masse de travail chaque jour sans que cela ne vous demande plus de temps qu’auparavant et vous verrez aussi qu’en y réfléchissant bien il n’y a pas autant de choses « primordiales » dans nos vies. Autant donc leur accorder le temps nécessaire pour bien les gérer ;) Vous aurez aussi moins l’impression de faire les choses « sous stress » et ça c’est un réel point positif pour la qualité de votre vie.

Je vous invite (si vous le voulez) à lire d’autres articles sur le sujet, notamment chez Patrick qui a une autre façon de faire qui, j’espère, sera efficace pour lui : à lire sur cette page – celle-là et encore celle-ci.

Vous trouverez d’ailleurs une super liste d’articles connexes chez Patrick, je tenais juste à mettre en avant celle de Mindsweep que je trouve très intéressante également et pour être complet je vous envoie aussi vers une autre façon de faire chez Conseils-Marketing (via les commentaires de la 1ère partie).

Tags conseils,   GTD,   organisation Partager