Toggl : gérer vos projet en ligne et hors ligne

Vous connaissez tous les outils de travail collaboratif, ceux dans lesquels vous pouvez partager des projets, des tâches, des todo-lists, … avec d’autres collaborateurs ou amis.

Aujourd’hui je vous présente donc Toggl qui surfe sur cette vague mais pas seulement puisqu’il propose quelques options plutôt intéressantes comme vous allez le voir.

Après avoir créé votre compte, vous allez pouvoir mettre en place votre premier projet. Rien de révolutionnaire ici si ce n’est qu’en entrant le nom du client l’outil va détecter si celui-ci fait déjà partie de votre liste de contact. Si ce n’est pas le cas, il sera ajouté automatiquement (pas besoin donc d’encoder chaque fois vos clients). Vous pourrez également choisir tout de suite quels seront les personnes avec qui partager le travail, notifier si ce dernier sera facturable ou pas et donner une estimation en heures de travail.

Chaque fois qu’une fiche projet voit le jour, elle est ajoutée dans une liste qui vous permettra d’avoir une vue globale de vos activités en cours. Liste qui va comporter aussi le nom de tous les participants. Le petit plus sympathique est le bouton « start » présent devant chaque élément. D’un simple clic vous démarrez un chronomètre qui va calculer le temps passé sur la tâche :

Comme on le voit il est possible non seulement de voir le temps passé sur une tâche, mais aussi de décider si ce temps est « payable », mettre une description de ce que l’ont fait, la supprimer, la clôturer, … Chaque tâche achevée sera alors ajoutée à votre rapport (j’y reviens un peu plus loin). A noter aussi que votre liste de projets est à tout moment exportable sous forme PDF ou CSV.

De petites astuces vous sont proposées directement afin de vous aider à mieux gérer votre espace de travail (éditer vous-même le temps passé sur une tâche, clôturer vos tâches automatiquement à la fin de chaque journée, …)

L’onglet « rapports » (reports) va quand à lui stocker tous vos projets mais aussi toutes vos tâches terminées, vous permettre de faire des recherche interne suivants divers filtres (activités avec facturation, sans facturations, en fonction du calendrier, des participants, …). Vous allez même pouvoir visualiser un rapport semainier de l’activité de chaque membre. Plutôt pratique non ?

Toggl est disponible en 5 langues (pas de français pour le moment), propose bien entendu de gérer le format de la date, le nombre d’éléments à ajouter sur chaque page, …

Mais le gros point positif du service est de proposer une version desktop. En effet il vous suffira de télécharger un petit exécutable pour votre bureau. Une fois installé il vous suffira de vous connecter et vous pourrez accéder à tout ce que propose Toggl hors de votre navigateur. Il permet donc d’être utilisé dans tous les cas, online et offline.

L’outil est nettement meilleur que beaucoup de ceux que j’aie testé jusqu’ici (principalement ceux en ligne qui sont souvent moins aboutit à mon sens) mais je ne sais pas … il lui manque quelque chose qui motive à l’utiliser. En fait c’est peut-être simplement que l’interface n’est pas « sexy » à regarder et que cela fait un peu austère. S’il était possible de donner des code couleur à ses différents projets ce serait déjà plus visuel et plus pratique je trouve.

Gratuit dans sa version de base, il existe une version premium comme souvent (19$/mois pas donné quand même) qui permet l’ajout de son logo, la gestion des tâches prioritaires, les salaires horaires des projets et des rapports plus jolis.

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